Voditelji projekata često imaju malo resursa na raspolaganju. Potrebni su im alati koje sudionici projekta mogu koristiti brzo i produktivno bez dugog razdoblja obuke. Opsežna rješenja često „rasturaju“ budžet i u konačnici ne čine ništa više od jeftinijih rješenja, kojih je danas jako puno i jednako tako mogu olakšati svakodnevni rad. To znači: manje vremena za administraciju i više vremena za stvarno važne stvari kao što je povećanje produktivnosti. Spektar alata za upravljanje projektima kreće se od besplatnih alata s osnovnim funkcijama do sveobuhvatnih korporativnih rješenja za korištenje u cijeloj organizaciji. Svaki projekt vrlo brzo dosegne dimenzije u kojima brzo izgubite pojam o svim e-mailovima, telefonskim pozivima i sastancima: stol je pun, inbox je prepun. Upravo sada, zbog hitnosti i važnosti, potrebno je odlučiti koji zadatak ima prioritet. Bez transparentnosti o svim neriješenim pitanjima, kaos i nezadovoljstvo su neizbježni. Nastaju svađe i sukobi, mijenja se raspoloženje u timu i dolazi do frustracije. U svim područjima organizacije, ne samo tijekom provedbe projekta, komunikacija igra ključnu ulogu. Posjedovanje alata za upravljanje projektima kojem svi imaju pristup čini komunikaciju ciljanijom. Uz alate za upravljanje projektima, sve teme i zadaci dostupni su svima koji su uključeni u svakom trenutku i mogu se obraditi bez obzira na lokaciju. To stvara virtualnu suradnju i digitalni, iznimno fleksibilan i učinkovit tim - rad postaje agilan. U radu se radi komparativni pregled i kvalitativna analiza programskih rješenja namijenjena upravljanju projektima te se na temelju te analize može doći do zaključka kako su programi različiti te zahtjevaju analizu i prilagođavanje svakom timu odnosno organizaciji.